Der Engpass im Alltag
Wenn die Übergaben wackeln, wird aus Arbeit schnell Nacharbeit.
Nicht weil du „falsch arbeitest“ – sondern weil Informationen, Termine und Dokumente unterwegs oft ihre Ordnung verlieren.
- Die Anfrage kommt an – aber die entscheidenden Angaben fehlen.
- Termine werden passend gemacht, statt passend zu sein (Route, Zeitfenster, Umfang).
- Infos landen in zu vielen Kanälen und sind später nicht mehr eindeutig zuordenbar.
- Dokumente werden nachgefordert, doppelt erstellt oder „irgendwo“ abgelegt.
- Nacharbeit rutscht in den Abend, weil tagsüber der Betrieb läuft.
Grundprinzip
Kein weiteres Tool. Ein Zusammenhang.
Schreibtischfeger ist nicht dafür gedacht, etwas „zu ersetzen“. Es verbindet die Schritte, die ohnehin passieren – nur so, dass sie sich gegenseitig vorbereiten statt behindern.
Keine Insellösungen
Jedes Modul weiß, was davor und danach kommt. Informationen müssen nicht neu eingegeben oder zusammengesucht werden.
Kein starres Paket
Du nutzt nur, was dir im Alltag wirklich hilft. Der Einstieg ist klein – die Struktur bleibt trotzdem sauber.
Ein durchgehender Faden
Von der ersten Anfrage bis zur Ablage bleibt klar, warum ein Vorgang existiert und was noch offen ist.
Kurzüberblick
Der Ablauf, einmal sauber aufgezogen.
Egal welches Modul du nutzt: Der Weg bleibt gleich. Jeder Schritt bereitet den nächsten vor – ohne Abkürzungen, ohne Sonderwege.
Anfrage
Interessenten werden strukturiert abgeholt – nicht per Freitext, sondern mit den Infos, die wirklich gebraucht werden.
Klärung
Rückfragen passieren gezielt und einmalig, statt verteilt über mehrere Kanäle.
Termin
Termine entstehen aus Logik und Verfügbarkeit – nicht aus Bauchgefühl oder Zufall.
Ablage
Ergebnisse landen direkt am richtigen Vorgang und sind später eindeutig auffindbar.
Nacharbeit
Offenes bleibt sichtbar – ohne Listen, ohne Zettel, ohne „das mache ich später“.
Bausteine
Module, die man im Alltag wirklich nutzt.
Du wählst nach Bedarf: Unterlagen sauber führen, Termine verlässlich setzen, Erstkontakt sortieren. Kein Paket-Zwang – aber klare Bausteine.
Kundencenter + Document Hub
Unterlagen pro Kunde gebündelt – statt „wo war das nochmal?“
- Dokumente, Nachweise und Berichte sauber zugeordnet
- Einheitliche Ablage-Logik statt Ordner-Wildwuchs
- Kontrolliert teilen, ohne Datei-Pingpong
Typisch sinnvoll: wenn du Berichte/Nachweise später schnell und eindeutig brauchst.
Intelligente Buchung
Ein Termin, der passt – ohne Rückfragen-Schleife.
- Geführte Abfrage statt Freitext
- Kalender-Abgleich, Bestätigung, Verschieben und Storno geregelt
- Weniger Nachfassen, weil die Angaben vorher sitzen
Typisch sinnvoll: wenn Termine nicht mehr „zwischen Tür und Angel“ entstehen sollen.
Zylinder-Chatbot
Öffnet den Dialog – und lenkt ihn sofort in sinnvolle Bahnen.
- Startfrage statt „Hallo?“ – damit du sofort Kontext hast
- Kann strukturiert weiterleiten (z. B. zur Buchung / zu Unterlagen)
- Hilft bei Standardfragen, ohne dass du live dran sein musst
Typisch sinnvoll: wenn viele Anfragen gleich beginnen, aber unterschiedlich weitergehen.
Ein konkreter Fall
So läuft ein Vorgang durch – ohne Nachziehen.
Kein Sonderfall, kein Idealbeispiel. Einfach ein typischer Kontakt, wie er im Alltag mehrfach pro Woche passiert.
Ein Kunde meldet sich online. Die Anfrage führt ihn durch ein paar gezielte Fragen, statt alles frei zu formulieren.
Das System erkennt, welche Angaben noch fehlen, und klärt diese automatisch nach – ohne Telefonrunde.
Auf Basis der Angaben wird ein passender Termin vorgeschlagen, der zur Route und zum Aufwand passt.
Alle Informationen landen gesammelt beim Vorgang – nicht verteilt auf Mails, Kalender und Notizen.
Nach dem Termin bleibt nur das offen, was wirklich offen ist – sichtbar und nachvollziehbar.
Einordnung
Für wen es passt – und für wen eher nicht.
Schreibtischfeger ist kein Allheilmittel. Es lohnt sich dort, wo Struktur wirklich genutzt wird – und bremst, wenn sie ignoriert wird.
Passt gut, wenn …
- du regelmäßig ähnliche Abläufe mit Variationen hast.
- Anfragen, Termine und Ergebnisse zusammengehören sollen.
- du weniger erklären willst, was eigentlich Standard ist.
- Ordnung für dich Entlastung bedeutet – nicht Kontrolle.
- du bereit bist, Abläufe einmal sauber festzulegen.
Passt eher nicht, wenn …
- jeder Vorgang völlig anders abläuft.
- du bewusst alles spontan und situativ halten willst.
- du keine festen Schritte akzeptieren möchtest.
- du Tools nur einführst, aber nicht nutzt.
Vorgehen
Einsteigen, ohne alles auf einmal zu ändern.
Der Start ist bewusst pragmatisch. Erst wird Klarheit geschaffen, dann Technik ergänzt – nicht umgekehrt.
1. Klein beginnen
Wir starten mit einem Modul, das sofort entlastet. Keine Großumstellung, kein Risiko für den laufenden Betrieb.
2. Abläufe festziehen
Gemeinsam legen wir fest, was ein Vorgang können muss – klar genug, um später nicht nachzudenken.
3. Schrittweise erweitern
Weitere Module kommen nur dann dazu, wenn sie echten Mehrwert bringen und sich sauber einfügen.
Kurz beantwortet
Typische Fragen, bevor man startet.
Keine Spezialfälle, keine Ausreden. Hier die Punkte, die in Gesprächen fast immer kommen.
Kontakt
Ein kurzer Kontakt – sauber vorbereitet.
Wähle eine Richtung, gib mir die wichtigsten Eckdaten, fertig. Ich melde mich mit 2–3 Rückfragen – nicht mit 20.
Deine Angaben
Je klarer die Ausgangslage, desto schneller wird’s sinnvoll. Pflichtfelder sind minimal gehalten.